業務負担が偏る原因は属人化？負担軽減方法や改善事例も紹介
本記事では、業務負担を軽減するための方法について解説します。また、業務負担に偏りが発生する原因や負担を軽減する方法、さらに改善事例も紹介します。職場環境の改善に取り組む事業者の方に役立つ内容なので、ぜひ参考にしてみてください。
目次[非表示]
業務負担が増える原因
職場において業務の属人化が常態化しており、作業の分配が偏っている場合に、業務過多が多くみられます。業務の属人化とは共通で取り組むべき業務に対して、特定の人間にしかできない状況になっていることを指します。
その理由としては「スキルを持った人材が他にいない」「別の担当者を育成する時間がない」「自分の業務を取られたくないという考えがある」といったものがあります。
また、少子高齢化により辞めていく人数に対して、新たに生産年齢となる人口が減少していることも原因のひとつです。
属人化による業務負担を軽減する方法
業務負担の軽減には以下のような対策が有効です。
- スキルマップを作る
- 業務をアウトソーシングする
- AIやシステムの導入による自動化
それぞれについて解説します。
スキルマップを作る
スキルマップを作成することで属人化している部分を可視化して、全員で特定の業務を複数の人間が担当できるように組織を変えていきましょう。業務と担当者を洗い出してチームのメンバーそれぞれが担当できる業務を表にまとめます。マニュアル作りや配置転換など属人化の解消に向けた取り組みが可能になります。
業務をアウトソーシングする
業務のアウトソーシングを利用すれば、新たな担当者の教育時間を短縮できます。外部の専門分野に頼むことで業務の処理スピードがあがり、品質を高めることも可能です。対応しきれていない業務を洗い出してから依頼するようにしましょう。
AIやシステムの導入による自動化
単純にできる作業や代替できる作業は、AIや機械を導入して自動化する方法が業務負担の軽減に有効です。軽減された分、生まれた空き時間を活用して新たな業務担当を教育する時間を確保できます。
改善には生産量を下げる覚悟が必要
業務負担を軽減するには組織全体を変える必要があるため、経営陣としての判断が必要です。なぜなら、人材育成やシステムづくりの時間を勤務時間内に確保せねばならず、生産量が下がることを前提に定常業務の時間を減らす必要があるからです。時間を確保せずに改善しようとすると、さらに業務の負担が増えて状況が悪化する恐れがあります。
属人化を解消して業務負担の軽減に成功した事例
属人化を解消して業務負担の軽減に成功した事例を紹介します。職場環境の問題解決の参考にしてみてください。
株式会社テレビ朝日
株式会社テレビ朝日では、紙の申請手続きの業務負荷が高く、申請に関する業務知識が属人化しているという課題を抱えていました。そこで、書類電子化システムを導入したことによって、全体の約9割の申請業務を改善することに成功し、申請手続きが可視化されたことで属人化の解消につながりました。
引用元：https://www.atled.jp/agileworks/case/tv-asahi/
パナソニックリビング近畿株式会社
パナソニックリビング近畿株式会社では、住宅設備のプランを作成する部署において、属人化が発生して社員に大きな負担が生じる課題を抱えていました。そこで、ヒアリングを通して業務の洗い出しをおこない、現場の担当者を中心にマニュアルの作成を実施した結果、属人化していた業務が可視化され無駄な作業の削減ができました。
引用元：https://client.persol-hrpartners.co.jp/case/improvement_01
バリューデザインの『独自Pay』導入でスタッフの業務負担を軽減
バリューデザインが提供する『独自Pay』は、その店舗でのみ使えるハウス電子マネーを発行できるキャッシュレス決済サービスです。
お客様は、支払時にレジでカードをかざすだけなので、業務の負担軽減にもつながります。
また、自動データ集計や会員情報の分析といった機能はマーケティング施策の立案に活用できます。さらに、店舗処理の代行や取引履歴の一元管理などオペレーションが効率化されることで、スタッフの業務負担軽減にもつながるでしょう。
プリペイド式のシステムであるためキャッシュフローの改善が見込めることも特徴です。
属人化を解消して働きやすい職場づくりをおこなおう
業務負担が減らない職場にはさまざまなケースがあります。本記事では属人化を主な要因として解決方法を提案してきました。どのようなケースにしても、根本的な原因がどこにあるのか洗い出してから改善策を実施することが基本です。職場内で属人化が問題になっている企業の方は、この記事を参考に改善に取り組んでみてください。
